2021-03-06 【哲仕方法】减少加班,避免空转,清除废动作 哲仕公司来源:哲仕官网
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文/哲仕超级购买理由战略公司

企业的运转就像一台机器的运转一样,要做到效益最大化,就必须避免机器空转。机器如果空转,还不如不转,因为空转的机器不仅一样耗着油,而且对各种部件损耗非常大。

很多企业,我们看上去一天24小时有16小时都在加班,而且是天天加班,所有员工都好像开足了马力的机器一样在运转。大家觉得他们忙,干的活很多,实际上我们如果稍微留意一下,就会发现很多这样的企业他们干的活,并没有比那些按时上下班的企业干得多,也没有干得更好!

为什么呢,原因就在于他们的工作中,有一大半的时间都处于空转状态,属于工作配合不合理造成的。而剩余的一半时间,大家在忙的过程中又有一半是乱动作、废动作,做的都是一些无用功。

要避免这种现象,首先要先从清除工作中的废动作开始,我们每个人每天的工作中都有很多废动作,这些动作本来可以不存在,但在我们的企业里却常年在重复着,占用我们的时间和资源,我们却不知道。

废动作的产生,有的是因为对工作的理解不到位造成的,有的是工作方法和顺序上的不合理产生的。

关于清除废动作,实际是一种做事思维,甚至是一种生活方式,我举一个小例子:大家小学时就学过煮饭和洗碗应该先煮饭,再用煮饭的时间洗碗,时间最快。

我早上到办公室,走进公司,会先经过茶水室,再经过一片公共办公区,最后再是到我的办公室的位置,所以我每天走进公司后,会先进入茶水室将烧水开关打开,然后再走到我自己的办公室将自己的电脑启动,再拿起自己办公桌上的茶杯回到茶水室取茶叶,这时刚好差不多水烧开了,可以直接冲泡好茶,端回自己办公室,电脑也刚好开机完成了,我可以直接开始早上的工作。

这个过程中没有一步是多余的,也没有重复一步弯路和让我在某个环节中专门停下来用时间等待它。

如果正常换一下,我直接先到自己办公室打开电脑,先等它开机完,然后那杯去茶水室取茶叶等烧水冲茶...中间就会多出至少两个停下来专门等待的时间。

减少废动作是企业经营管理中至关重要的一招,只要你注意一下,几乎所有工作中都有大量的废动作存在,它们占用了企业巨大的成本。清除这些废动作,我们大部分工作,至少可以减掉一半以上时间。

清除废动作之后,还要避免企业空转。

前面已经提到过,企业空转主要是由于工作中的各环节或者各部门之间的配合不到位导致的。

比如一个工作会经过五个工序,每一个工序之间如果配合不好,就会导致有空转时间存在。如果在第二道工序的时候,完成他的人员拖延了30分钟,那就等于后面所有的工序上的人员,都陪着一起空转了30分钟。这个浪费的成本,看上去好像只是工序二上面他一个人浪费了30分钟,实际是整个公司后面所有的工序上的人员全部一起浪费了30分钟。

为了解决这个问题,我在哲仕的团队和作业模式都做了设计,做成了“全能创意生产工人”的团队模式。

是什么样的呢?基本理念就是所有人一起做所有事,别的公司是把策略、创意、设计分成了无数个部门,一个工作下来,从一个个部门往下走,中间要一个一个的等,最后完成。

前面说了,其中一个卡一下,“没灵感”,后面的就全跟着等。我们是工作一下来,所有人参与,确保在最快的时间找出正确的答案,然后到下一个环节,中间不会有任何配合上的问题,并且工作从头到尾,每个人都非常清晰和理解完整的思路,目标清晰,不容易出现错动作和绕弯路。

这样就很大程度上,避免了企业空转的情况,让每一分钟都是处于产出效益的状态。

企业能做好清楚废动作和避免空转这两点后,加班就自然会减少!同样的工作,员工更轻松了,出品做得更好,更准时,客户满意度也高了,相对同行的竞争优势,很快就体现出来了。

关于清楚废动作和避免空转,就讲这么多。在这一节的后面,我一起附上一份我自己和平时在哲仕内部与同事们分享的的时间管理法则:

时间管理四原则:

我一直把自己的一生就是看成一段时间,甚至我一直假设好了自己就是活到75岁,在这75年的时间段里面,从出生到死亡,分成几个主要的年龄阶段,每个阶段的时间怎么分配,每个阶段的重心主题是什么等。这是在站到整个一生的高度去管理和分配我们的时间,就会很清晰的知道什么阶段做什么事情才是最有价值的。

然后就是细化到每一周、每一天为单位,同样应该给自己一个清晰的时间管理标准,原则只有一个:就是让时间价值最大化。下面就是我个人的一些基本原则:

原则一:用大块时间做需要长时间完成的工作,用零碎时间处理零碎事情;大块的时间,永远坚持投入在自己的战略性动作上面,这个事情一定是要形成你比其他人都具备足够优势,因为你在这个上面规划了比其他人都具优势的时间投入。比如某些领域的钻研和某些技能的练习。

原则二:一天的时间必须格子化,对应的时间格子做对应的事情,时间一到,必须切换到下一个时间格子的工作,不让上一个格子的工作影响下一个格子的工作。

我经常在哲仕和同事们讲,假如你一天计划了5件事情,其中2件是需要时间比较长的,3件是可以很快处理的,那么上午和下午各安排完成一件长时间的工作,3件可以快速处理的工作可以集中在中午或者下午安排出1个小时集中处理,这是上一条的原则。

同时,上午的工作必须上午完成,绝不占用下午工作的时间,不能认为反正工作都是今天之内可以完成就行了,下午一起完成也一样的,你如果这样想,下午的时间一定会出问题,因为本来正常分配的一个时间格子一件事情,你把上个格子的剩余工作放到下一个格子,那下一个格子的工作肯定跟着出问题,最终所有工作都跟着出时间问题。

原则三:规划纵向时间大格子!就是每天固定一个时间格子干同样的事情,形成纵向大格子,比如每天晚上两小时固定用来看书,纵向成一个一年730个小时看书的大格子,这样形成时间的最大力量:滴水穿石。

原则四:自己的时间永远不给别人!这一条是结合我们站在大阶段的主题基础上去判断的,就是根据自己的价值主题,判断哪些事情是符合自己价值主题,我的时间投入才有价值,那些和自己价值主题没有关系的事情。比如一些无效的社交、无意义的邀请,都是等于把自己的时间给别人去用,绝不参加。

以上,分享给大家。

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